必学!数据透视表 0 基础教程来了

你有没有遇到过这样令人崩溃的老板......

比如,下面这样一份上千行的数据。

▲ 仅展示部分数据

老板一会儿要求你统计各商品销售情况,一会儿要求你统计各出货区域销售情况……

其实,这些要求都是在考验你对 Excel 的掌握程度。

会 Excel 的同学,用数据透视表,轻轻松松就能搞定!看这里 ↓↓↓

❶ 统计各商品销售情况:

❷ 统计各出货区域销售情况:

如果你经常要对数据进行汇总分析,不如就来学习一下数据透视表吧!

01、数据透视表介绍

在学习之前,我们要了解一下什么是数据透视表,又要在什么时候使用它呢?

在我看来,数据透视表可以提高报告的生成效率。

它能快速汇总、分析、浏览和显示数据,对原始数据进行多维度的展现

在数据透视表中,同样可以进行筛选、排序、制作图表等操作。

但其中最主要的,就是对数据进行分组汇总,只需要简简单单的拖动几下字段就可以实现,看下图 ↓↓↓

看起来是不是特别简单!

例如上面的要求,按商品名称汇总,按出货地区汇总,这些都可以通过数据透视表轻松实现。

想学习吗?那我们一起接着往下看吧。

02、插入数据透视表

数据透视表的插入步骤也很简单。

👉 操作步骤:

❶ 选中原始数据中的任意单元格,点击【插入】选项卡-【数据透视表】;

❷ 选择将数据透视表放在【新工作表】,或【现有工作表】中的某个位置;

❸ 单击【确定】。

这样就生成了数据透视表,看起来是不是特别简单!

对了,这里我选择在新工作表中生成数据透视表,最后的效果如下:

接下来,我们只要拖动字段就可以将数据进行汇总了。

看到这里,你一定会想问,字段是什么,怎么拖动?

不着急,我们继续往下说。

03、数据透视表结构

数据透视表主要分为三个结构,报表结果显示区域,字段列表,字段设置区域。

报表结果显示区域:简单来说,就是最后的结果显示在哪里;

字段列表:原始数据的列标题都会显示在这里,每一个列标题都代表着它对应的一整列数据。

字段设置区域:把想要显示的字段,从「字段列表」中拖进来,就可以将数据自动汇总,显示在「报表结果显示区域」中。

在「字段设置区域」,可以看到有筛选,列,行,值四个区域。

他们具体有什么作用,我们后面再细说。

介绍完这些基础概念,我们再来看一下,操作之后的效果是什么样的。

04、数据透视表的使用

按照最开始的例子,我们需要按商品名称汇总,整理出「成交数量」和「实收金额」。

不要眨眼,只要三秒钟。

鼠标左键点击「商品名称」,拖入「行」处,同样的操作,「成交数量」和「实收金额」均拖入「值」。

怎么样,是不是特别方便!

「行」即「行标签」,就是将单元格内的数据排列在每一行上,如下图:

「商品名称」列的数据,默认被删除重复值后,全部被排列在了每一行。

同理,列标签就是删除重复值后,全部排列在每一列。

「值」就是数据汇总区域,将「成交数量」和「实收金额」计算好显示出来。

05、数据透视表布局的更改

和普通表格比起来,数据透视表不仅可以汇总数据,还有一个特点:布局更改更加灵活。

❶ 标签随意拖动,将数据按需求展示。

❷ 分类汇总:可以将数据按照字段进行汇总。

点击【设计】选项卡-【分类汇总】,选择在每组数据上方、下方或不显示。

❸ 总计:用来显示每一行 / 每一列数据的总计。

点击【设计】选项卡-【总计】,选择对行、列、行和列显示总计或不显示。

❹ 空行:在每组数据后插入空行,使数据观看更加直观。

点击【设计】选项卡-【空行】,选择在每个项目后插入空行或删除空行。

❺ 将数据透视表转化为表格格式,看不懂这句话没关系,看一下操作步骤你就明白了~

点击【设计】选项卡-【报表布局】-【以表格形式显示】-【报表布局】-【重复所有项目标签】。

用这种方法,就可以将数据透视表以表格的布局显示出来。

怎么样,看到这里,是不是觉得数据透视表特别灵活呢?

当然,具体还是要根据实际情况,选择显示方式。

06、数据透视表美化

数据汇总完之后,看起来还是不太美丽的样子。

所以我们还要给数据透视表穿上一件「新衣服」,让它焕然一新。

对数据透视表进行美化也很简单,点击【设计】选项卡,在【数据透视表样式】中选择样式即可。

穿上新衣服,数据透视表就更加美观了!

07、注意事项

前面我们看到了数据透视表强大的汇总功能,但是也要注意,使用时一定要避开下面这些雷区!

❶ 标题缺失:标题不可以为空。

❷ 标题重复:列标签不可以重复。

插入数据透视表后,每列数据都会压缩在字段标签内,将字段拖动可以改变数据透视表的布局。

如果两个字段相同,数据透视表就会乱了,分不清哪个对应哪列。

❸ 空行:数据透视表内如果存在空行,直接点选【数据】-【插入】-【数据透视表】,不能自动选择全部的数据区域。

当然,这时我们可以手动更改表区域,再插入数据透视表。

怎么样,简单又实用的数据透视表,你学会了吗?

本文来自微信公众号:秋叶 Excel (ID:excel100),作者:长小安 编辑:竺兰